海外拠点への社内伝達が機能しない会社が見落とす6つの設計の急所

従業員が複数の国にまたがった瞬間から、社内向けメッセージの設計は根本から変わる。言語・文化・テクノロジーへのアクセス環境が拠点ごとに異なる中で、国内向けに作られたメッセージをそのまま流すと、従業員は混乱し、情報から切り離され、行動に移れない状態が生まれる。企業や組織の人事・コミュニケーション担当者向けの専門メディアRagan Communicationsが、グローバル従業員コミュニケーションの実践的な手引きを公開した。手引きはbswiftの提供によるガイドとして、無料でダウンロードできる形式で配布されている。

Ragan Communicationsは1970年にシカゴでLawrence Raganによって設立された専門メディアで、創刊から50年以上にわたり内部コミュニケーションおよびパブリックリレーションズの分野で情報提供・研修・ネットワーキングを提供してきた。現在はコミュニケーター、マーケター、人事担当者、ビジネスリーダーを合わせた20万人以上の読者・会員にサービスを提供しており、旗艦メディアRagan.comのほか、PR Daily、Communications Leadership Councilといったブランドを展開している。年間50回以上のカンファレンス・ワークショップ・ウェビナーを開催し、オンライントレーニングプラットフォームや認定コース、アワードプログラムも運営している。

ガイドによれば、国内の固定席勤務を前提に設計されたメッセージは、勤務形態や所在地が多様な従業員にはほぼ機能しないとしている。情報が届かない従業員は、混乱・離脱・意思決定の遅延といった実害を組織にもたらすと位置づけており、メッセージ設計の根本的な見直しが必要だとしている。

公開ガイドが示す主要な6つの対策

ガイドは「7つの実証済みの戦略」を提示するとしており、そのうち主要な6点が具体的に解説されている。

第一は、従業員のセグメント分けだ。職種・勤務形態・所在地によって情報の受け取り方や使う手段が異なる以上、グループごとのコミュニケーション行動を把握し、届け方を変えることが前提になると説明している。

第二は、送信前のチャネル確認だ。そのチャネルに全員がアクセスできるかを事前に検証することを求めており、テクノロジーへのアクセス格差を見落とした結果、重要情報が届かない従業員が生まれる点を特に強調している。

第三は、チャネルとメッセージの目的を合わせることだ。印刷物・電子媒体・対面のどれが適切かは、「伝えたい内容で相手に何をしてほしいか」によって決まるとしている。

翻訳戦略とマネージャーの役割

第四は、翻訳戦略の一貫性確保だ。言語をまたぐたびに表現や意図がぶれると信頼が損なわれるとして、翻訳の精度と一貫性を守るための方針を組織として持つことを求めている。

第五は、メッセージの平易化だ。平易な言葉・明確な行動指示・言語の壁を越えられるビジュアルを組み合わせることで、理解のハードルを下げるとしている。翻訳精度だけでなく、元のメッセージ自体がシンプルであることが前提になると説明している。

第六は、マネージャーの情報発信力を育てることだ。スクリプトを読み上げるだけでなく、現場の疑問に自信を持って答えられるマネージャーを育てることを求めている。グローバル組織では本社からのメッセージを現場に伝えるのはマネージャーの役割であり、ここが機能しないと情報は届いても意味を持たないとしている。

ガイドのダウンロードフォームでは、従業員規模50名未満から1万名超まで幅広い企業を対象とし、人事・コミュニケーション・デジタル・社内広報・マーケティング・広報など多様な職種の担当者を想定している。